Hóa Đơn Điện Tử là gì? Quy định sử dụng, thủ tục đăng ký và phần mềm in ra sao?

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 – Hiệu lực thi hành 01/11/2018 về hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có đầy đủ thông tin về Hóa Đơn Điện Tử. Bài viết sau sẽ cung cấp thông tin tổng quan về Hóa Đơn Điện Tử cho các doanh nghiệp và bạn đọc được rõ hơn.

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011, khoản 1 Điều 3 của Bộ Tài Chính quy định như sau:

Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử

• Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ. Và HĐĐT được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

• Hóa đơn điện tử gồm các loại như: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan

• Hóa đơn điện tử cần đảm bảo các nguyên tắc: 
  • Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian
  • Mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.

Đối tượng bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử

• Các đơn vị tổ chức, doanh nghiệp: phát hành với số lượng hóa đơn lớn như: Điện, Nước, Viễn thông, Truyền hình…
• Các đơn vị có nhiều chi nhánh, tại nhiều Tỉnh/Thành phố
• Các đơn vị có khách hàng không tập trung, ở nhiều Tỉnh/Thành phố
• Các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế

Lợi ích khi sử dụng hoá đơn điện tử

1. Tiết kiệm các khoảng chi phí sau:

• In hóa đơn: Chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy;
• Phát hành hóa đơn: Được phát hành qua phương tiện điện tử thông qua portal, e-mail;
• Lưu trữ hoá đơn: Lưu trữ bằng các phương tiện điện tử với chi phí nhỏ;

2. Dễ dàng quản lý và sử dụng:

• Dể dàng  hạch toán, kế toán, đối chiếu các dữ liệu;
• Không xảy ra vấn đề mất mát, hư hỏng, lạc hoá đơn;
• Đơn giản hơn việc quyết toán thuế của Quý công ty;
• Thuận tiện việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.

3. Thuận tiện sử dụng:

• Phát hành hóa đơn nhanh chóng, theo số lượng lớn;
• Đơn giản hóa trong việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hoá đơn.
• Dễ dàng, thuận tiện trong việc lưu trữ;

Khó khăn khi áp dụng hoá đơn điện tử

Bên cạnh những lợi ích nhìn thấy rõ thì việc áp dụng hóa đơn điện tử cũng tồn tại những khó khăn như:

• Doanh nghiệp phải có một hạ tầng kỹ thuật tốt để đáp ứng những quy định của Luật Giao dịch điện tử
• Phải có nguồn nhân lực có chuyên môn tốt để có thể am hiểu và vận hành đúng theo yêu cầu của hoá đơn điện tử.
• Không thể xuất lùi ngày như cách làm hóa đơn giấy hiện tại

Thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử

• Muốn phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (mẫu số 1, ban hành kèm thông tư 32)
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử, gửi cơ quan quản lý và trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế (mẫu số 02 ban hành kèm thông tư 32)
• Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu rồi gửi tới các cơ quan quản lý thuế trực thuộc.

Thời điểm doanh nghiệp áp dụng Hoá đơn điện tử

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 – Hiệu lực thi hành 01/11/2018 về hóa đơn điện tử:

Trước ngày 01/11/2018:

• Doanh nghiệp vẫn được đặt in và sử dụng hóa đơn giấy và sử dụng hết hóa đơn giấy nếu đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in

Sau ngày 01/11/2018:

• Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thi dùng tiếp cho đến khi hết nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử

• Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy

• Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng hóa đơn điện tử

Công thức mặc định:

• Hóa đơn giấy (đã phát hành) < 01/11/2018 < = 01/11/2020: Hóa đơn điện tử (hóa đơn giấy còn lại phải hủy)

• Thành lập Doanh nghiệp mới (Hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử + hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế bán = rủi ro cao về thuế) < 01/11/2018 < = Hóa đơn điện tử

Hướng dẫn các bước lập hóa đơn điện tử

a/ Lập hóa đơn điện tử:

• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
• Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

b/ Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:

• Gửi trực tiếp: người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên phần mềm lập hóa đơn điện tử, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
• Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trinh hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử vào hệ thống sau đó, gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán.

c/ Xử lý đối với hóa đơn điện tử bị lập

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng,… Căn cứ vào hóa đơn điện tử điều chỉn, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-)

Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

a/ Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo yêu cầu quy định và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán

b/ Điều kiện chuyển đổi hóa đơn

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc
• Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
• Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

c/ Giá trị pháp ký của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toán vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử

d/ Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc (ghi rõ: “ HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi, thời gian thực hiện chuyển đổi.