Lãnh đạo nên dùng loại email gì cho thuận tiện nhất?

Hôm qua 19/10, tân Bí thư Thành ủy Đà Nẵng Nguyễn Xuân Anh đã đổi địa chỉ email tiếp nhận thông tin từ người dân sau 1 ngày công bố công khai. Vậy ở vị trí lãnh đạo, những người có thể phải tiếp nhận và giải quyết đến hàng trăm email mỗi ngày, nên dùng loại email gì để công việc thuận lợi nhất?

Ông Nguyễn Xuân Anh. (Ảnh: Công an Đà Nẵng)

Trước đó vào hôm 19/10, tân Bí thư Thành ủy Đà Nẵng Nguyễn Xuân Anh đã công bố số điện thoại và địa chỉ email để có thể dễ dàng tiếp nhận phản ánh, góp ý từ phía người dân. Ở lần công bố ban đầu này ông lấy địa chỉ email cá nhân [email protected]

Ngay sau khi công bố thông tin trên, nhiều người dân đã gọi điện và gửi email tới ông Nguyễn Xuân Anh, tư vấn ông nên dùng địa chỉ email văn phòng để phù hợp hơn trong công việc. Rất nhanh chóng, tân Bí thư Thành ủy Đà Nẵng đã lắng nghe ý kiến từ mọi người và đổi địa chỉ email mới tiếp nhận thông tin là [email protected]

Trên thực tế, địa chỉ email xã hội như Yahoo hay Gmail có nhiều ưu điểm như dung lượng lưu trữ lớn (lên tới 1TB), thuận lợi để trả lời và chuyển tiếp email trong quá trình làm việc, gần gũi và quen thuộc với số đông người sử dụng.

Yahoo Mail, Gmail cũng có rất nhiều ưu điểm trong sử dụng.

Tuy nhiên, ở cương vị một lãnh đạo thì việc sử dụng địa chỉ email văn phòng với tên miền @gov lại là điều cần thiết hơn vì những lý do sau:

Thứ nhất, thể hiện uy tín và vai trò của lãnh đạo. Một địa chỉ email Yahoo, Gmail ai cũng có thể lập, do đó khả năng bị mạo danh là rất dễ gặp phải. Trong trường hợp của Bí thư Thành ủy Đà Nẵng Nguyễn Xuân Anh, nếu ông sử dụng địa chỉ email [email protected], ông hoàn toàn có thể bị những kẻ mạo danh lập các địa chỉ giả như [email protected], [email protected], [email protected]… để thực hiện những mục đích xấu, đánh lừa những người nhẹ dạ.

Mặt khác, địa chỉ mới [email protected] được đưa vào sử dụng đã thể hiện rõ đây là địa chỉ email thuộc Cổng thông tin điện tử Thành phố Đà Nẵng (danang.gov.vn). Điều này đảm bảo cho độ tin cậy, bởi không phải ai cũng có thể tạo một địa chỉ email văn phòng có đuôi @gov.

Thứ hai, hạn chế các tin quảng cáo và tin rác được gửi tới. Yahoo Mail hay Gmail đôi lúc khiến người sử dụng cảm thấy phiền toái vì những email rác được gửi tới liên tục. Đối với vị trí lãnh đạo, điều này sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới công việc bởi ở cương vị của họ có thể phải tiếp nhận và trả lời hàng trăm email công việc mỗi ngày.

Liệu công việc có thể được giải quyết suôn sẻ nếu cứ vài ba bức mail được đọc sau khi gửi tới lại có một bức mail là tin rác? Việc sử dụng địa chỉ email văn phòng có thể ngăn chặn tình trạng này.

Thứ ba, địa chỉ email văn phòng về bản chất được xây dựng trên nền tảng của Gmail hoặc Yahoo Mail, qua đó giao diện và tính năng sử dụng cũng tương đồng. Việc này giúp email văn phòng tích hợp được những ưu điểm của Gmail, Yahoo Mail về khả năng lưu trữ, chuyển tiếp thông tin.

Thứ tư, những bức email có nội dung cá nhân được gửi vào địa chỉ email văn phòng hoàn toàn có thể được chuyển tiếp về hòm mail cá nhân riêng tư.

Thứ năm, đảm bảo về tính bảo mật thông tin. Không phải ai cũng có thể tự lập email văn phòng có đuôi @gov, mà phải được cấp sử dụng. Số lượng tài khoản được cấp hạn chế cũng giúp công tác quản lý, bảo mật đảm bảo hiệu quả hơn nhờ hệ thống mạng nội bộ.

Ông Nguyễn Xuân Anh đã chuyển từ email cá nhân sang email văn phòng để phục vụ công việc sau khi được lắng nghe góp ý từ người dân. (Ảnh: Cổng thông tin điện tử TP Đà Nẵng)

Trên thực tế, ông Nguyễn Xuân Anh đã chuyển dùng từ địa chỉ email [email protected] sang [email protected] với lý do muốn tăng cường dung lượng và đảm bảo tính bảo mật trong công việc.

Trước đó vào tháng 3 năm ngoái, UBND Thành phố Hà Nội từng có văn bản yêu cầu cán bộ công chức trong các cơ quan Nhà nước tại thành phố ngừng sử dụng địa chỉ email xã hội như Yahoo, Gmail trong công việc để chuyển hoàn toàn sang sử dụng email văn phòng có đuôi @hanoi.gov.vn.

Hà Phương – Nguồn Vntinnhanh