Lĩnh vực kinh doanh đồ uống, giải khát luôn là mảnh đất màu mỡ với tiềm năng lớn và lợi nhuận cao. Hơn nữa, trong thời đại mọi thứ đều chạy với tốc độ cực nhanh khiến con người mỏi mệt, cần tìm kiếm một nơi nghỉ ngơi sau những ngày dài thì các quán cà phê là sự lựa chọn hàng đầu của họ. Mỗi một cá nhân khởi nghiệp với hình thức kinh doanh này đều xây dựng một kế hoạch riêng cho mình với sự thành công và thất bại khác nhau nhưng dưới đây là 7 bước cơ bản nhất để trả lời cho câu hỏi “Mở quán cà phê cần những gì?”

1. Xác định vốn và mục tiêu kinh doanh

Bước đầu tiên là xác định rõ bản thân nắm trong tay nguồn vốn như thế nào (cả vốn lưu động và vốn cố định) sau đó phân chia thử nguồn vốn vào chi phí cố định và chi phí duy trì. Đồng thời, bạn cần xác định mục tiêu kinh doanh của mình. Bạn nên đặt ra những điểm đến cho từng giai đoạn từ đầu đến cuối để định hướng đường đi của quán như doanh thu tháng đầu phải đạt đến bao nhiêu, tháng kế tiếp có kế hoạch gì,… 

Việc xác định vốn và mục tiêu kinh doanh sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến diện mạo quán cà phê sau này của bạn. Nếu nắm rõ nguồn vốn giúp bạn ước lượng được khả năng tối đa của mình và lựa chọn hình thức kinh doanh khả thi nhất thì đặt ra các mục tiêu giúp lộ trình tương lai của quán sẽ rõ ràng hơn. Bạn cần có những mục tiêu và đích đến cụ thể để tiếp tục cố gắng mà không bị chìm trong màn sương mờ mịt. 

2. Nghiên cứu thị trường kinh doanh quán cà phê

Trước khi tiến hành bất cứ công đoạn nào kế tiếp, bạn phải thực sự hiểu rõ thị trường mà mình sắp dấn thân vào. Thị trường kinh doanh quán cà phê không thay đổi bất thường nhưng không có nghĩa là bạn nên bỏ qua bước này và tiến thẳng đến công đoạn xây dựng ý tưởng kinh doanh. Có 2 vấn đề cần tìm hiểu trong bước nghiên cứu thị trường. Thứ nhất là về thị trường kinh doanh. Thứ hai là về đối tượng khách hàng.

Thực tế, bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào thì nghiên cứu thị trường cũng là bước tìm hiểu bắt buộc bởi “biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Nhiều quán cà phê nhanh chóng thua lỗ chỉ vài tháng sau ngày khai trương vì xem nhẹ việc tìm hiểu về thị trường. Để hoàn thành một cách hiệu quả công việc này, bạn có thể thực hiện khảo sát dưới nhiều hình thức hoặc tổng hợp thông tin từ nhiều báo cáo có sẵn trên Google hay sách, báo.

3. Xây dựng kế hoạch kinh doanh

Mọi ý tưởng, hi vọng đều khó có thể thực thi nếu bạn không vạch ra kế hoạch kinh doanh cụ thể cho mình. Vì vậy, xây dựng kế hoạch kinh doanh là một trong những công đoạn quan trọng nhất mà bạn cần đặt nhiều sự quan tâm. Trước hết, bạn phải xác định mô hình quán cà phê mà bạn hướng đến. Có hai mô hình phổ biến hiện nay là mô hình truyền thống và mô hình nhượng quyền. Với mô hình truyền thống, bạn sẽ được toàn quyền quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh quán cà phê của mình. Với mô hình nhượng quyền, bạn phải bỏ ra một số tiền nhất định để kinh doanh dưới tên thương hiệu người khác đã xây dựng và tất cả mọi thứ đều có sẵn. 

Kế đến, một kế hoạch kinh doanh chi tiết là điều bạn cần bắt tay vào làm ngay để từng bước thấy được hình thù của “đứa con” tương lai. Kế hoạch này nên khai thác kỹ hai yếu tố: quá trình xây dựng quán và chỉ tiêu doanh số tương lai. Dù chỉ là lý thuyết nhưng một bản kế hoạch từ A tới Z sẽ giúp bạn biết được tiếp theo mình cần làm gì, làm ở đâu và tiến độ công việc ra sao.

4. Lựa chọn vị trí đặt quán, thiết kế không gian

Địa điểm, không thể phủ nhận, là một trong các yếu tố trọng yếu quyết định sự thành bại của một quán cà phê. Các tiêu chí mà bạn cần lưu ý trong công đoạn này là:

• Diện tích: Tùy theo nhu cầu kinh doanh cũng như tiềm lực tài chính của chủ quán.
• Khách hàng hướng đến: ví dụ, đối tượng khách hàng là dân văn phòng, bạn nên thuê địa điểm gần các tòa nhà văn phòng lớn, tập trung nhiều công ty,…
• Chỗ để xe: Ngoài chỗ để xe trước cửa hoặc đối diện bên đường thì bạn có thể thuê những địa điểm rộng hơn gần đó.
• Mật độ lưu thông: lựa chọn những địa điểm không quá chật hẹp, nằm trong khu vực ít tắc đường, có chỗ để xe. 
• Giá thuê: tùy thuộc vào diện tích địa điểm mà chủ quán thuê, nên xét theo kinh phí mở quán

Không gian đẹp, ấn tượng cũng là điểm thu hút của nhiều quán cà phê đối với khách hàng. Việc này nên dựa trên những định hướng ban đầu của bạn về phong cách, chủ đề và diện mạo quán. Các xu hướng hiện nay về phong cách “retro”, đường phố hay châu Âu là chủ đề thiết kế không gian quán bạn có thể tham khảo sao cho vừa hợp nhãn khách hàng, vừa phù hợp với nguồn vốn ban đầu.. 

5. Lên ý tưởng menu

Suy cho cùng, mục đích chính của một quán cà phê là phục vụ đồ uống, giải khát cho khách hàng, vì vậy, thiết lập một menu với những loại đồ uống hấp dẫn là điều không thể xem nhẹ. Bạn có thể xây dựng menu dựa trên những thông tin từ bước khảo sát, nghiên cứu thị trường và lựa chọn ý tưởng cho quán.

Tuy vậy, không nên “tham” đưa tất cả vào trong thực đơn vì sẽ khiến khách hàng cảm thấy rối không biết gọi đồ gì. Một điều “luật bất thành văn” làm nên sự thành công của một quán cà phê là loại đồ uống độc nhất vô nhị gắn liền với tên tuổi của quán. Nét độc đáo này giúp giữ chân khách hàng của bạn dù menu có thay đổi theo thời gian đi chăng nữa. Hiện nay, một menu có sự kết hợp giữa đồ uống và vài loại bánh ngọt ăn kèm đang rất phổ biến..

6. Hoàn tất các hồ sơ, thủ tục

Đến bây, bạn đã có thể dần tiến đến bước giải đáp cuối cùng cho bài toán “mở quán cà phê cần những gì?” Giống như bất kỳ hình thức buôn bán nào, trước khi mở quán cà phê, bạn đều cần một số giấy phép như: đăng ký kinh doanh, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm,… Điều này tránh cho quán của bạn mắc phải những vi phạm về luật khác khi bị kiểm tra bởi cơ quan chức năng đồng thời củng cố sự tin tưởng nơi khách hàng.

Về thủ tục đăng ký kinh doanh, các bước cơ bản bạn nên tìm hiểu như sau:

• Bước 1: gửi Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh đến cơ quan đăng ký cấp huyện nơi đặt địa điểm với các thông tin cơ bản của mình và nộp lệ phí.
• Bước 2: chờ đợi xét duyệt.
• Bước 3: nhận Giấy chứng nhận hoặc sửa đổi, bổ sung các thông tin cần thiết nếu được yêu cầu trong vòng 03 ngày kể từ ngày nộp.

7. Thực hiện truyền thông, tiếp thị cho quán

“Chân ướt chân ráo” vào nghề thì truyền thông, quảng bá, tiếp thị là thứ quán cà phê của bạn rất cần. Đặc biệt, ở thời đại 4.0, marketing gắn liền với nhiều cách tiếp thị từ thủ công cho đến công nghệ hiện đại để bạn thoải mái lựa chọn. Lời khuyên dành cho bạn là hãy cố gắng kết hợp một cách linh hoạt mọi hình thức quảng bá để nâng cao hiệu quả cho công cuộc truyền thông.

Một số cách tiếp thị phổ biến hiện nay là:

• Phát tờ rơi: phát tờ rơi gần khu vực mở quán
• Quảng cáo trên mạng xã hội: tạo fanpage, đăng tải những chia sẻ, bình luận tích cực của khách hàng, cho chạy quảng cáo…
• Đặt bài quảng cáo trong các hội nhóm review: cách này khá hiệu quả vì ở các địa điểm mới đến lần đầu, khách hàng có thói quen vào những hội nhóm review để lựa chọn trước những quán cà phê mình thích.
• Tổ chức sự kiện khai trương: tổ chức các mini game, bốc thăm trúng thưởng,…trong ngày khai trương để thu hút khách tham gia

Trên đây là 7 bước chuẩn bị cơ bản giúp bạn khởi nghiệp với một quán cà phê của riêng mình. Bài toán “mở quán cà phê cần những gì?” sẽ không còn quá khó khăn nếu bạn bám sát vào kế hoạch, dự tính đã vạch ra ban đầu. Quan trọng hơn cả là sự kiên trì của bản thân bạn, kinh doanh là trò chơi may rủi khó lường, nếu bạn giữ vững nhiệt huyết ban đầu thì bạn hoàn toàn có thể điều khiển cuộc chơi đó theo ý mình.